忙しいときに心掛けていること

お疲れ様です。

税理士の浅原です。

税理士業の仕事と、賃貸経営での入退去が重なり、忙しいです。

大体、年間通して忙しいのですが、ちょっと今は、手をつけられていない仕事がたまってしまって、ソワソワしています。

年に何度か、今回のようにやむなく仕事を溜め込んでしまうときがあって、そういう時に心掛けていることを書いてみます。

まず、落ち着く

今抱えている仕事が、次の通りです。

「源泉所得税の上半期分の集計」・・・８件（概ね目途がついている）

「月次決算のデータ確認やデータ入力」・・・５件（手つかず）

「月次決算の確認後の報告」・・・３件（報告資料は作成済み）

「急ぎの経営相談」・・・１件

「賃貸マンションの退去後のリフォーム対応」・・・１件

「空室の募集条件の再検討」・・・１件

「マンション敷地内の放置自転車・バイクの撤去」・・・２件

このほかに、自身の事務所の会計データの入力、自身の源泉所得税の納付、仕事用の車のリコール修理など、

自分としては、けっこう余裕がない状態になってきました。（あと、整体に行きたい）

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こういうとき、放っておくと、気持ちだけが焦ってしまって、ひとつひとつの作業に身が入りません。

重心が、肩のあたりまで上がってきてしまっているような感覚です。

この上がってきてしまった重心を、腰のあたりにまで戻さないと、いくら仕事をしようとしても

仕事が手につかない状態になります。

そこで、いつもそういう精神状態になったときは、昔のことを思い出すようにしています。

「独立したあと、めちゃめちゃ忙しいときがあったけど、どういうわけか、きっちり乗り越えられたんだよな」

という過去の経験を思い出して、「だから今回も、たぶん問題ないら」と、

楽観的な気分になるように仕向けます。

心が浮ついているときは、見ているようで見ていない、聞いているようで聞いてない、ということになりがち

なので、意識して心を落ち着かせます。

人への対応は、いつも以上に丁寧に

忙しいときは時間がほしいので、お客様に限らず、人対応全般がセカセカした感じになりがちです。

セカセカした対応をしていると、伝え忘れや渡し忘れなど、「〇〇忘れ」が頻発します。

それ以上に、お相手の方にもこちらの精神状態が伝わって、

意図せずお相手の方が、自粛ムードになってしまうことがあります。

なので、そういうときは、お会いした時点でお相手の方に、

「何時までに帰らないとならない」と、終わりの時間をお伝えしたうえで、

できるだけ話し言葉や相槌を、ゆっくりするように心がけています。

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不思議と、ゆっくり話をしていると、自分の気持ちもゆっくりしてきます。

そして、それはお相手の方にも伝わるようです。

制限時間を念頭に置いてしゃべれば、自然と要点をまとめるようなしゃべり方になるので、

「〇〇忘れ」もなくなって、結果、作業効率を阻害することもなくなります。

お客様への連絡は、省略しない

お客様からすれば、私が忙しかろうがどうだろうか、必要な仕事はしてほしい、というのが当然のニーズとしてあります。

たぶん、私が思うに、お客様としては、「自分を放っておかれる」というのが一番嫌なのではないでしょうか。

ちょっとした事務連絡でも、メールなり電話なりでお声を掛ければ、

お客様からすれば、「あいつは私のこと、気にかけてくれているな」と感じて安心してもらえるでしょうし、

気にかけているからこそ私も、進まない仕事にオロオロしている、というのが実情です。

忙しいときこそ、お客様への連絡はこまめにすべし、と思っています。

非効率化でも気にしない

業務の効率化は、忙しいときは無理です。

効率化自体に、時間とパワーが必要です。

「時間とパワーを節約するために、時間とパワーを投下する」というのが効率化の作業なので、

効率化を進めるためには、余裕がないとできません。

効率化を考えていたら、全然仕事が進まなくなるので、出たり入ったり、打ち込んだり直したりと、

非効率なことをしながら、一件ごとに確実に完了させることを優先してやっていきます。

プライベートはできるだけ犠牲にしない

プライベートは、犠牲にしようと思えば、いくらでもできてしまいます。

自分が受け入れさえすれば、いくらでもプライベートを削って、仕事時間を作り出せてしまいます。

一時期、そうしていたときもありました。

ただ、人生を通じて取り組もうとしている事柄で、命を削ったり健康を損なっていては、

とても長続きしないと思います。

それに、家族の理解や支援を受けられない事柄には、やはり長期に渡って取り組むのは難しいと感じます。

税理士業も賃貸経営も、長く取り組もうとするなら、自身の健康と家族の理解は、欠かすことができません。

そういう点から、できるだけプライベートを犠牲にして仕事をする、ということはしないように

気を付けています。

まとめ

忙しいときの仕事の進め方、として最初に思いついたのが、「業務ごとの優先順位付け」です。

でも、これは当然、皆さん考えるでしょうから、省きました。

私は、仕事が立て込んできたときは、こんなことに気を付けながら、仕事を進めることにしています。