お疲れ様です。
税理士の浅原です。
私は、お客様に提供できるサービスの中で、「税理士との面談」が一番価値があると思っています。
ですので、打合せや説明、報告などでお客様とお会いする際には、できるだけセカセカせずに、お客様が言いたいことを十分に言えるよう、余裕のあるスケジューリングを心がけています。
もっとも、私自身が１日の中で、税理士業務に使える時間には限りがありますので、事務作業を効率化して時間を作り出し、面談時間にまわせるようにしたいところです。
具体的に考えている効率化は、次のような点です。
連絡手段は、パソコンメールをメインにする
おそらく、連絡内容を最も短時間で相手に伝えられる手段は、電話です。
手紙を書いたり、パソコンでメールを打ち込んだりするよりは、口頭で伝えた方が、かかる時間は短いです。
それでも、パソコンメールをメインの連絡手段にしようと思うのは、電話だと、掛ける方も受ける方も、双方の手を止めてしまうことになるからです。
特に私の場合、事務作業をやっている最中は、内容を間違えるわけにはいかないので、当然集中してやっているわけですが、一度電話がかかってきて作業が中断されてしまうと、そのあと、再び事務作業に集中するためには、ちょっと時間がかかります。
だいたい電話のあとは、お茶をすすって一服してしまいます。
「ちゃっちゃと仕事しろ、おちゃだけに (ﾟдﾟ) 」と言われそうですが（失礼、そんなこと言うのは私だけです）、電話は電話で、出た以上はちゃんと対応しなければならないので、瞬間的に、集中力の矛先を電話に切り替えることになります。
そして、電話によって頭の中が別のテーマに切り替わってしまうと、すぐには元のテーマには戻ってきてくれません。
ここで、時間のロスが生じます。
そう考えると、作業効率に影響を与えない連絡手段として、パソコンメールこそ重宝すべし、と思います。
パソコンメールなら、こちらの都合のいいときに送受信ができて、かつ、相手の都合に配慮する必要もありません。
書類は、コピーや印刷をしない
お客様からお預かりする資料について、いままでは、後で確認したりメモを書き込むために、コピーをとったり印刷したりすることが多かったです。
お預かりした資料は、当然ながら後日お返ししなければならないので、何の迷いもなくコピーしていました。
しかし、印刷には、結構な手間がかかります。
プリンターの起動時間、用紙やインクの補充。
印刷して終わり、ならまだしも、印刷した紙を保存しておくことも、さらには、必要なくなった紙を処分することにも、多少の手間が必要になります。
ひとつひとつの印刷は、大した時間ではないのかもしれませんが、１年間で合計すれば、かなりの時間を印刷作業に費やしているような気がします。
今後は、できるだけ印刷はせずに、資料はスキャナーでスキャンして、パソコンデータとして書類を保存することにしようと思います。
パソコンデータにしてしまえば、紙をスキャンする時間はコピーと同じくらいかかるとしても、印刷にかかる時間はゼロにできます。
保存場所もとりません。
印刷するのは、お客様にお渡しする決算申告書の控え、くらいでしょうか。
今後は、極力、印刷自体をしないようにしていこうと思います。
移動しない、というわけにはいかないので・・・
一番悩ましいのは、この移動時間です。
何の生産性もないのに、確実に時間は取られる。
静岡のような田舎では、公共交通機関は発達していないので、メインの移動手段は自家用車になります。
せめて、タクシーで移動できれば、車内で何かしらの事務をこなせそうな気がしますが、あいにくそんな身分ではありません。（ちなみに、日々の節約が身に沁みついている我が家では、タクシーに乗るのが許可されるのは、救急車で病院に運ばれた後、帰りのアシがなくてやむなくタクシーを使う、という場面に限られます）
やはり考えても、移動手段だけは効率化のアイデアが思いつかないので、いいアイデアが思いつくまでは、現状のままで行こうと思います。
お客様に事務所までお越しいただくにしても、時間が大切なのはお客様も同様ですし、事務所に来てもらうことが物理的に難しいお客様もいらっしゃいますし、移動についてはその時々のお互いの状況に応じて、柔軟に対応していこうと思います。
最近では、人との接触を避けるために、ＺＯＯＭやｓｋｙｐなどの専用アプリを使う場面もあるようですが、新規のお客様については、そういう手段も取り入れていきたいところです。
まとめ
以上、事務作業を効率化することについて、自分の考えをまとめてみました。
今回のブログで、初めて効率化について考えてみましたが、おそらく前述したようなことは、すでに多くの事業者さんでは実施済みのことだと思います。
私自身、結構古臭いことやってたんだな、感じます。
まだまだほかにも効率化の余地は、十分ありそうです。
会計ソフトへのデータ入力の方法だとか、会計ソフト自体を他のものに変えてみるとか。
ひとまず、できるところから作業の効率化を進めていき、仕事をしながら、さらなる効率化のアイデアを見つけていこうと思います。
